Jak archivovat firemní dokumenty a co stačí mít jen v počítači?

Jak archivovat firemní dokumenty, aby se daly najít a zároveň nezabíraly půl kanceláře? Rozhodněte u každého typu písemnosti, zda ji potřebujete v papíře, nebo stačí elektronicky, a podle toho nastavte lhůtu uložení. U účetnictví a daní platí zákonné lhůty, u ostatního rozhoduje vaše potřeba. Probereme, kdy ano a kdy ne: co uchovávat v papíře, co digitálně, co déle a co skartovat.

Kdy ponechat papír

Papírový originál ponechte, pokud ho vyžaduje zákon nebo smlouva. Typicky jde o dokumenty s vlastnoručním podpisem, které nemají elektronickou obdobu, například některé pracovněprávní písemnosti. Také listiny, kde by ztráta originálu mohla způsobit problém, jako jsou originály smluv s podpisy. Seznam si ověřte u účetní nebo právníka.

Papír dává smysl u dokumentů, které budete potřebovat předložit. Pokud vás čeká kontrola nebo spor, originál bývá nejjednodušší. Ukládejte ho v pořadačích podle roku a typu. Označte hřbet a obsah.

Papírový archiv má své nároky. Suché, bezpečné místo bez vlhkosti a s ochranou proti požáru. Zamykatelná skříň pomůže chránit osobní údaje. Nepoužívejte sklep, kde hrozí plísně.

Kdy stačí elektronická podoba

Většina dokladů přijatých elektronicky, například faktur v PDF, může zůstat jen digitálně. Nemusíte je tisknout, pokud je dokážete uchovat čitelné a nezměněné po celou zákonnou dobu. Pro účetní doklady platí požadavek na průkaznost a čitelnost. Ověřte postup se svou účetní.

Papírové doklady lze naskenovat, ale pozor na rozdíl. Sken slouží jako pohodlná kopie, ne vždy nahrazuje originál. Zákon umožňuje za určitých podmínek převést dokument do elektronické podoby a papír skartovat, nicméně podmínky jsou přísné. Bez poradenství papíry nevyhazujte.

Elektronický archiv potřebuje strukturu. Složky podle roku a typu, jednotné pojmenování souborů, třeba datum a protistrana. Zálohujte podle pravidla tří kopií na dvou různých médiích, z nichž jedna je mimo provozovnu. Samotné uložení na jeden počítač není archiv.

Jak dlouho uchovávat běžné písemnosti

Lhůty vycházejí z několika zákonů a mění se. Pro orientaci platí: účetní doklady se podle zákona o účetnictví uchovávají pět let, účetní závěrky a výroční zprávy deset let. Daňové doklady podle zákona o DPH deset let. Mzdové a personální doklady mají lhůty delší a odvíjejí se od předpisů o pojištění a důchodech.

Smlouvy uchovávejte po dobu trvání a ještě několik let po skončení, v souladu s promlčecími lhůtami. Obecná promlčecí doba v občanském zákoníku činí tři roky, ale u některých nároků je delší. Doklady, které souvisejí se záruční dobou, držte po dobu záruky. Raději delší dobu než kratší.

Konkrétní lhůty si ověřte v aktuálním znění předpisů nebo u účetního. Sazby, lhůty i povinnosti se mění. V malé firmě pomůže jednoduchá tabulka: typ dokumentu, zákonná lhůta, datum skartace. Vyhnete se ztrátě důležitých papírů i zbytečnému uchovávání.

Jak třídit, aby se dalo najít

Třídění nastavte podle toho, jak dokumenty hledáte. Hledáte-li podle klienta, dělte podle klienta. Hledáte-li podle data, třiďte chronologicky. Nejčastěji se osvědčuje dělení podle roku a pak podle typu.

Označte dokumenty hned při přijetí. Datum přijetí, číslo nebo zkratka protistrany a krátký popis. Při hromadění se označování odkládá a pak je to práce na celý den. Pět minut týdně udrží pořádek.

Oddělte aktivní dokumenty od archivních. Aktuální rok mějte po ruce, starší uložte stranou. Jednou za rok, třeba při uzávěrce, přesuňte hotové věci do archivu. Pravidelnost vás ušetří stresu před kontrolou.

Kdy skartovat a kdy ne

Skartujte, až uplyne zákonná i vlastní lhůta. Zapište si datum skartace přímo na obal. Nesmíte skartovat doklady, které jsou předmětem probíhající kontroly, sporu nebo řízení. Pokud nevíte, raději ponechte.

Osobní údaje zákazníků a zaměstnanců nesmí firma uchovávat déle, než je nutné. Nařízení GDPR vyžaduje, aby údaje měly stanovený účel a dobu uchování. Po uplynutí lhůty je smažte nebo skartujte. Úřad pro ochranu osobních údajů poskytuje metodiky.

Skartaci proveďte bezpečně. Papír s osobními nebo obchodními údaji zničte skartovačkou nebo použijte službu, která vydá potvrzení. Elektronická data mažte tak, aby je nešlo obnovit. Vyhozený papír v kontejneru je pro neznámé osoby dostupný.

Můj tip: Doporučila bych jednou za rok, třeba v lednu po uzávěrce, vyhradit dvě hodiny na archivní den. Přesuňte hotový rok do archivu, vyřaďte doklady po lhůtě a zkontrolujte, že záloha opravdu funguje. Hodiny v kalendáři zajistí, že se to opravdu stane.

Časté otázky

Mohu zahodit papírové faktury po naskenování?

Jen pokud postup splňuje zákonné podmínky pro převod do elektronické podoby a máte to ověřené. Jinak ponechte originál po celou lhůtu. Poraďte se s účetní.

Stačí mít archiv na jednom disku?

Ne. Disk se může porouchat nebo být odcizen. Mějte alespoň dvě kopie, z toho jednu mimo kancelář nebo v zabezpečeném úložišti.

Kdo odpovídá za archivaci u OSVČ?

Odpovídáte vy sama, i když vedení účetnictví svěříte účetní. Dohodněte se, kdo uchovává originály. Zapište si to.

Zdroje

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
• Úřad pro ochranu osobních údajů