Jak snížit hluk v open space: uspořádání, pravidla, akustika

Dvanáct lidí v jedné místnosti, obchodníci telefonují, účetní se soustředí a u okna se každou hodinu schází porada. Takto vypadá typická situace, ve které se řeší, jak snížit hluk v open space. Nejde o ticho, ale o to, aby se hlas jednoho nepřenášel k ostatním. Níže projdeme tuto modelovou kancelář krok za krokem: kde vzniká hluk, co zlepší uspořádání, jaká pravidla se prosadí a které akustické prvky mají smysl.

Kde v modelové kanceláři hluk vzniká

Než cokoli zakoupíte, zjistěte, odkud hluk přichází. Projděte kancelář ve dvou různých hodinách a poslouchejte. Obvykle zjistíte tři zdroje: telefonáty, spontánní rozhovory u stolů a zvuky techniky, jako je tiskárna a klimatizace. Každý zdroj vyžaduje jiné opatření.

V naší kanceláři je největším problémem skupina obchodníků sedících těsně vedle účetních. Hlas se odráží od skleněné stěny a od holé podlahy. Lidé u okna pak slyší každou větu až na opačný konec místnosti. Odrazivé plochy zesilují řeč víc, než si uvědomujeme.

Zapište si, kdy je hluk nejhorší a kdo si stěžuje nejčastěji. Krátký anonymní dotazník s několika otázkami stačí. Dozvíte se, jestli vadí hlasy, zvonění, nebo nepředvídatelnost. Teprve podle odpovědí se vyplatí vybírat řešení.

Přeuspořádání stolů je nejlevnější krok

Nejprve oddělte lidi, kteří hodně mluví, od těch, kteří potřebují soustředění. Telefonující obchodníky posuňte do rohu nebo k vstupu a účetní umístěte na klidnější stranu. Jednoduchý přesun často zlepší situaci víc než drahé zařízení. Neplatí, že rozmístění určuje pouze velikost místnosti.

Otočte stoly tak, aby lidé neseděli čelem k sobě. Při pohledu do očí se rozhovory vedou spontánněji a hlasitěji. Sezení bokem nebo zády k sobě omezí zbytečné vyrušování. Mezi řadami stolů nechte průchod, aby nikdo nemluvil přes hlavy ostatních.

Využijte nábytek jako přirozenou bariéru. Vysoké skříně, regály s knihami nebo velké rostliny pohlcují část zvuku a zároveň dělí prostor. Skříň s dokumenty umístěná mezi dvěma týmy je levnější než akustická stěna. Zajistěte jen, aby nezakrývala světlo z oken.

Pravidla, na kterých se tým shodne

Pravidla fungují, pokud je tým domluví společně a jsou stručná. Stačí čtyři až pět bodů na jedné straně papíru. Například: dlouhé telefonáty ve zvukově oddělené místnosti, porady nikdy u stolů, hovor přes sluchátka tlumeným hlasem. Pravidla vyvěšená bez diskuse se brzy přestanou dodržovat.

Určete, kdy je v kanceláři čas pro soustředění. Dvě hodiny dopoledne bez porad a bez telefonování u stolů vytvoří prostor pro náročnou práci. Brzo se ukáže, kdo takový blok oceňuje nejvíc. Termín lze podle potřeby posunout.

Domluvte jednoduché signály. Sluchátka na uších znamenají, že člověk nechce být rušen. Cedulka na stole či barevná značka v chatu sdělí totéž. Takový signál šetří nepříjemné odmítání a nikoho neuráží.

Akustické prvky, které mají smysl

Zvuk se v místnosti odráží od tvrdých ploch, takže pomáhají měkké materiály. Koberec nebo kobercové čtverce na podlaze, závěsy a čalouněné židle sníží dozvuk. Působí nenápadně, ale rozdíl je slyšet. Základem je zvolit materiály, které zvuk pohlcují, ne odrážejí.

Akustické panely na stěnách a stropě patří k účinnějším řešením. Nejlépe fungují v místech, kde se zvuk nejvíce odráží, tedy nad skupinami s nejvíc hovory. Stolní zástěny snižují přímý zvuk mezi sousedy, ale proti hluku z dálky moc nepomohou. Zvolte kombinaci, ne jediný prvek.

Zvažte i drobné kabinky nebo telefonní boxy. Hodí se pro důvěrné hovory a videohovory. Pokud rozpočet neumožňuje nákup, využijte volnou zasedací místnost jako klidovou zónu. Určete, jak se rezervuje, aby ji neobsadil jeden člověk na celý den.

Hluk od techniky a klimatizace

Tiskárna, kopírka a kuchyňka rozhodně nepatří uprostřed místnosti. Přesuňte je do vedlejšího prostoru nebo do rohu s pohlcujícím materiálem. Zvuk je méně hlasitý, pokud nejde přímo k pracovním místům. Také se tím omezí potkávání a rozhovory poblíž.

Zkontrolujte, zda není hučení způsobené nevyvážením ventilátoru nebo uvolněným krytem. Servisní prohlídka často vyřeší zdánlivě neřešitelný problém. Počítejte s tím, že filtr a ventilátor se opotřebují. Ticho nezajistí jednorázová oprava, ale pravidelná údržba.

Pokud i přes opatření hluk trvá, doplňte jemné zvukové pozadí. Tichý, rovnoměrný šum zakryje fragmenty řeči a zpomalí rozptýlení. Hlasitost nastavte tak, aby se nepřičítal k hluku. Je to doplněk, ne náhrada předchozích kroků.

Jak ověřit, že opatření pomohla

Po měsíci zopakujte dotazník. Zeptejte se na stejné otázky jako dříve a porovnejte odpovědi. Pokud se stížnosti nezmenšily, vraťte se k příčinám. Možná jste vyřešili menší zdroj a hlavní zůstal.

Z hlediska zdraví platí, že hluk v kanceláři zpravidla nedosahuje limitů, které řeší předpisy o ochraně před hlukem. I tak ale snižuje soustředění a zvyšuje únavu. Hygienické limity upravuje nařízení vlády o ochraně zdraví před nepříznivými účinky hluku a vibrací. Zaměstnavatel má povinnost hodnotit rizika, konkrétní postup ověřte u odborné firmy.

Opatření nemusí být navždy. Prostor a tým se mění, takže jednou za rok zkontrolujte pravidla a rozmístění. Vyřazujte, co nepomáhá, a doplňte, co chybí. Kancelář je živý organismus, ne hotový projekt.

Časté otázky

Pomáhají sluchátka s potlačením hluku?

Ano, pro jednotlivce často ano. Potlačí rovnoměrný hluk lépe než hlasy. Neřeší ale příčinu a ostatní hluk slyší dál.

Je lepší open space zrušit?

Ne vždy. Mnoho týmů s ním vyjde dobře, pokud mají klidová místa a pravidla. Rozhodněte podle druhu práce a ankety mezi lidmi.

Jak naložit s hlasitým kolegou?

Řekněte mu to klidně a konkrétně, například že vás ruší jeho telefonáty u stolu. Nabídněte řešení, třeba zasedací místnost. Pokud se nic nezmění, obraťte se na vedoucího.

Zdroje

• Nařízení vlády č. 272/2011 Sb., o ochraně zdraví před nepříznivými účinky hluku a vibrací
• Státní zdravotní ústav