Papírový diář, nebo kalendář v telefonu? Záleží na typu práce

Papírový diář vám dá přehled na první pohled a nemůže ho přerušit žádné oznámení. Digitální kalendář zase připomene schůzku, sdílí se s týmem a nikdy se nezapomene doma. Která varianta je lepší, nezáleží na módě, ale na typu práce a na tom, s kolika lidmi svůj čas sdílíte. Následující situace pomáhají rozlišit, kdy sáhnout po papíru, kdy po telefonu a kdy se vyplatí kombinace obou.

Kdy se hodí papírový diář

Papír vyhovuje lidem, kteří plánují především vlastní den a méně se domlouvají s ostatními. Zápis rukou pomáhá zapamatovat si úkoly. Přehled týdne máte před očima bez zapínání zařízení.

Hodí se také tam, kde je omezené používání telefonu, třeba při jednáních nebo na recepci. Diář nevyrušuje a nebude tvořit bariéru při rozhovoru. Rukopis je rychlý a svobodný.

Papír nemá výpadek baterie ani připojení. Pokud často pracujete mimo kancelář, ocenit to můžete. Pozor ale na ztrátu, záznam z papíru se těžko obnovuje.

Kdy se hodí digitální kalendář

Pokud domlouváte schůzky s více lidmi, digitální kalendář je prakticky nezbytný. Zobrazí volné termíny kolegů, pošle pozvánku a upozorní na změny. Papír s tím nemůže soutěžit.

Opakující se události, jako týdenní porady nebo měsíční termíny, nastavíte jednou. Kalendář je pak sám připomíná. Úspora času je v takových rolích značná.

Také synchronizace mezi zařízeními pomáhá. Záznam z počítače vidíte v telefonu a naopak. Nesmíte ale zapomenout aplikaci pravidelně kontrolovat.

Co sdílení s týmem znamená v praxi

Asistentka, která plánuje čas vedoucímu, potřebuje přístup do jeho kalendáře. V papírové podobě by to znamenalo neustálé dotazy a přepisování. Sdílený kalendář tento problém řeší.

Sdílení nastavte tak, aby ostatní viděli jen to, co potřebují: volno či obsazeno, nebo detaily podle role. Nastavení oprávnění si prověřte. Soukromé záznamy označte.

V týmu se domluvte na pravidlech, například barvy pro druhy událostí nebo termín vložení záznamů. Bez pravidel kalendář zahlcují nesmysly. Jednotný postup šetří čas všem.

Záloha a soukromí

Ztracený diář znamená ztrátu informací a hrozí i prozrazení osobních údajů klientů. Digitální kalendář se zálohuje, ale závisí na heslu a zabezpečení. Zámek telefonu a silné heslo jsou základ.

V diáři nemusí být všechno. Citlivé údaje, jako jsou zdravotní nebo osobní poznámky klientů, patří na bezpečnější místo. Dodržujte pravidla firmy pro nakládání s osobními údaji.

Pokud kalendář obsahuje informace o zákaznících, myslete na pravidla ochrany osobních údajů. Při pochybnostech se zeptejte nadřízeného nebo pověřence. Nesdílejte přístupy.

Kdy se vyplatí kombinace

Mnoho lidí používá digitální kalendář pro schůzky a termíny a papír pro denní plán a poznámky. Každý nástroj dělá to, co mu jde nejlépe. Výsledkem je přehled bez zahlcení.

Hlídejte jedinou důležitou věc: každý termín musí mít jedno hlavní místo. Pokud je zapsán na dvou místech, snadno dojde k nesouladu. Zapisujte jen tam, kam se podíváte.

Ranní pětiminutová kontrola kalendáře a přepis úkolů do papírového plánu funguje spolehlivě. Večer pak zkontrolujte následující den. Návyk je důležitější než nástroj.

Jak si vybrat zkouškou

Vyzkoušejte jednu variantu čtrnáct dní a sledujte, kolik termínů se vám povedlo dodržet. Pak vyzkoušejte druhou. Zapište, co vás rozčilovalo.

Pokud při papíru zapomínáte schůzky, přejděte na digitální podobu. Pokud vás digitální oznámení rozptylují a nemůžete se soustředit, vraťte se k papíru. Rozhodněte se podle skutečného chování.

Nemusíte se rozhodnout navždy. Potřeby se mění s novou prací nebo týmem. Nástroj, který dnes funguje, můžete za rok vyměnit.

Můj tip: Doporučila bych vyhradit si v kalendáři pravidelný čas na vlastní práci a označit ho jako obsazený. Kolegové pak nenaplní celý den schůzkami. Je to jednoduchá úprava, která chrání soustředění.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Státní zdravotní ústav