Jak zavést sdílený kalendář pro tým krok za krokem

Sdílený kalendář zavedete tak, že nejdřív určíte, co se do něj bude zapisovat, a až potom vytvoříte nastavení. Kdo začne technikou, skončí s kalendářem plným položek, které nikdo nečte. Celý proces zabere jedno odpoledne a jednu poradu, na které se tým shodne na pravidlech. Pak už stačí dodržovat jednoduchý řád.

Krok 1: určete, co se bude zapisovat

Sepište typy událostí, které chcete mít na jednom místě: porady, dovolené, služební cesty, termíny odevzdání, schůzky s klienty. Rozhodněte, co do kalendáře nepatří, například osobní soukromé záležitosti.

Zeptejte se kolegů, na jaké informace se teď ptají nejčastěji. Obvykle to bývá „kdo je kdy pryč“ a „kdy je volná zasedačka“. Tyto dvě věci udělejte jako první, ostatní přidáte později.

Krok 2: rozdělte kalendáře a oprávnění

Doporučené je několik kalendářů místo jednoho: týmový, dovolené, zasedačky a případně kalendář klientských projektů. Každý má svého správce. Nastavení zobrazení pak dovolí lidem skrýt, co je nezajímá.

Určete, kdo smí zapisovat a kdo jen číst. Pro dovolené stačí, aby každý zapisoval svou, pro zasedačky všichni. Citlivé události, třeba schůzky s klientem, můžete nastavit tak, aby ostatní viděli jen „obsazeno“.

Krok 3: zaveďte pravidla pojmenování

Stanovte jednotný tvar názvu události. Například „Dovolená, Jana N.“ nebo „Porada: marketing“. Jednotnost usnadňuje vyhledávání a čtení na telefonu.

Barvy používejte střídmě, stačí tři čtyři: porady, dovolené, termíny, zdroje. Do popisu události dávejte místo, odkaz na online hovor a podklady. Na kdo-co-kdy se tak nemusí ptát.

Krok 4: zasedačky a sdílené zdroje

Každá zasedačka dostane vlastní kalendář a stává se pozvánkou v události. Rezervace tak probíhá bez e-mailů. Přidejte do názvu kapacitu a vybavení, třeba „Zasedačka malá, 6 míst, projektor“.

Stejným způsobem lze evidovat sdílené auto, projektor nebo notebook pro hosty. Určete pravidlo uvolnění: nepotvrzená rezervace propadá. Zabráníte tak blokování zdrojů „pro jistotu“.

Krok 5: zaškolení a kontrola po měsíci

Udělejte krátkou ukázku na poradě, deset minut stačí. Ukažte, jak zapsat dovolenou, jak rezervovat místnost a jak si nastavit zobrazení. Zaznamenejte pravidla na jednu stránku a uložte ji tam, kam se tým dívá.

Po měsíci se zeptejte, co nefunguje. Zkontrolujte, zda se kalendář používá, a ladění udělejte hned. Pokud někdo zapisuje jinde, zjistěte proč, často je to proto, že postup je zbytečně složitý.

Časté otázky

Který nástroj zvolit?

Ten, který už tým používá k e-mailu. Přechod na nový nástroj je zbytečná překážka. Důležitější než program jsou jasná pravidla.

Mohou kolegové vidět soukromé události?

Jen pokud to dovolíte. Většina kalendářů umí události označit jako soukromé a ostatním ukáže jen čas jako obsazený.

Jak naučit tým zapisovat?

Spojte kalendář s věcí, kterou lidé potřebují: schválení dovolené nebo rezervací zasedačky. Když kalendář řeší jejich problém, používají ho sami.

Zdroje

• Návody poskytovatelů kancelářského softwaru
• Česká asociace pro management kanceláře