Zálohová faktura: co si o ní lidé myslí a jak to je doopravdy

Zálohová faktura vypadá jako běžná faktura, ale právně i účetně je jiná. Mnoho podnikatelů a asistentek ji zaměňuje s daňovým dokladem nebo ji zapisuje chybně. Pět omylů níže vysvětluje, jak s ní zacházet, aby nevznikly problémy s účetní nebo úřadem. Pravidla pro plátce DPH se mění, proto je ověřte u svého účetního.

Omyl: zálohová faktura je daňový doklad

Zálohová faktura je výzva k platbě, nikoli daňový doklad. Nezakládá nárok na odpočet DPH. Slouží k dohodě o záloze.

Plátce DPH musí po přijetí zálohy vystavit doklad k přijaté platbě. Teprve ten je daňovým dokladem. Zeptejte se účetní, jak to máte nastavené.

Omyl: zálohovka se zaúčtuje jako náklad

Zálohová faktura sama o sobě nákladem ani výnosem není. Zaplacená záloha je pohledávka za dodavatelem. Náklad vznikne až po dodání plnění.

Zapsání do nákladů předčasně zkresluje výsledek. Informujte účetní, že jde o zálohu. Pomůže správně označené číslo dokladu.

Omyl: po zaplacení není nic dalšího třeba

Po dodání zboží nebo služby je nutné vystavit konečnou fakturu a zálohu v ní odečíst. Jinak zákazník zaplatí dvakrát nebo nesedí doklady. Číslo zálohy uveďte na faktuře.

Při vrácení zálohy vystavte příslušný doklad. Nezapomeňte na vyúčtování. Archivujte vše pohromadě.

Omyl: zálohu musí každý zákazník zaplatit

Záloha je věc dohody. Pokud není ve smlouvě nebo objednávce, zákazník ji platit nemusí. Zálohová faktura jen vyzývá k zaplacení.

Dohodněte výši a termín předem písemně. Vyhnete se sporům. Při zrušení objednávky řešte vrácení.

Omyl: neuhrazená zálohovka nevadí

Neuhrazená zálohovka není pohledávkou a v účetnictví se neeviduje jako dluh. Neplatí na ni upomínky jako na fakturu. Sledujte ji ve vlastním přehledu.

Evidujte ji zvlášť, aby se neztratila. Po uplynutí lhůty ji zrušte nebo upravte. Pořádek ušetří čas.

Jak s ní zacházet v praxi

Používejte samostatnou číselnou řadu a označení zálohová faktura. Uveďte, co je předmětem zálohy. Sledujte, zda je zaplacena.

Po přijetí platby vystavte potřebné doklady podle daňového statutu. Archivujte vše. Pokud si nejste jistí, požádejte účetní.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Komora daňových poradců ČR