Elektronická evidence náhradního plnění a jak ji využít

Náhradní plnění je jeden ze způsobů, jak může zaměstnavatel s více než 25 zaměstnanci splnit povinnost zaměstnávat 4 % lidí se zdravotním postižením. Místo toho, aby je sám zaměstnával, odebírá výrobky nebo služby od firem, které zaměstnávají víc než 50 % osob se zdravotním postižením. Od října 2017 musí dodavatel každé takové plnění zapsat do elektronické evidence vedené Ministerstvem práce a sociálních věcí, a to do 30 dnů od zaplacení. Pro odběratele je evidence hlavně nástroj, jak si ověřit, že se mu plnění opravdu započte.

Tři cesty ke splnění povinného podílu

Zákon o zaměstnanosti dává zaměstnavatelům s více než 25 zaměstnanci na výběr. Povinný podíl mohou splnit tím, že lidi se zdravotním postižením sami zaměstnávají, že od vhodných dodavatelů odebírají výrobky a služby, nebo že odvedou peníze do státního rozpočtu. Cesty se dají kombinovat. Plnění za kalendářní rok se ohlašuje úřadu práce do 15. února následujícího roku.

Většina firem kombinuje první dvě možnosti. Odvod je nejméně oblíbený.

Odběr náhradního plnění má i nefinanční přínos. Firma nakupuje věci, které by kupovala tak jako tak, třeba kancelářské potřeby, úklid, catering, tisk nebo drobné dárky, a zároveň podpoří firmy, které dávají práci lidem, pro které je hledání zaměstnání těžší. Při rozumném výběru dodavatele přitom nemusí platit víc než jinde.

Jak elektronická evidence funguje

Dodavatel, který náhradní plnění poskytuje, musí každou dodávku zapsat do evidence nejpozději do 30 dnů od její úhrady. Uvádí v ní údaje o odběrateli, druh a cenu dodaných výrobků nebo služeb, datum dodání a zaplacení, číslo dokladu a údaje o počtu zaměstnanců se zdravotním postižením. Evidenci spravuje Ministerstvo práce a sociálních věcí a údaje v ní vidí i úřady práce.

Pro odběratele to znamená, že si může přímo ověřit, zda mu dodavatel plnění zapsal. Když zápis chybí, plnění se mu do povinného podílu nezapočte, i kdyby měl fakturu zaplacenou. Zákon také stanoví strop, kolik náhradního plnění může jeden dodavatel za rok poskytnout, aby systém nebyl zneužíván. Výši stropu si ověřte v aktuálním znění zákona.

Postup pro kancelář, která nakupuje

1. Na začátku roku si s účetní nebo personálním oddělením spočítejte, kolik náhradního plnění firma potřebuje, podle průměrného přepočteného počtu zaměstnanců.
2. Vyberte dodavatele, kteří náhradní plnění poskytují, a ověřte si, že jsou k tomu oprávnění. Úřad práce vede seznam zaměstnavatelů s více než 50 % zaměstnanců se zdravotním postižením.
3. Při objednávce výslovně uveďte, že jde o náhradní plnění, aby to dodavatel uvedl na faktuře.
4. Fakturu zaplaťte včas. Evidence se váže k datu úhrady a platba po termínu může plnění posunout do dalšího období.
5. Průběžně kontrolujte zápisy v evidenci a nejpozději v lednu zkontrolujte, že je vše v pořádku.

Nenechávejte nákupy na prosinec. Dodavatelé na konci roku nestíhají a zápisy do evidence mohou mít zpoždění.

Kde se chybuje

Nejčastěji chybí zápis v evidenci, protože dodavatel na něj zapomněl nebo ho udělal po lhůtě. Někdy firma odebírá od dodavatele, který mezitím přestal splňovat podmínku 50 % zaměstnanců se zdravotním postižením. Problémem bývá i přeprodej: plnění se počítá jen z výrobků a služeb, které dodavatel sám vyrobil nebo poskytl, ne ze zboží, které jen přeprodal. Pokud nabídka zní příliš výhodně, zeptejte se, kdo výrobek opravdu vyrobil.

Pokud jste na straně dodavatele

Pracujete ve firmě, která náhradní plnění poskytuje? Pak je evidence vaší každodenní povinností. Zápis dělejte hned po přijetí platby, ne hromadně na konci měsíce, protože lhůta 30 dnů uteče rychle. Hlídejte si podíl zaměstnanců se zdravotním postižením, který musí být trvale nad polovinou, a sledujte, kolik náhradního plnění jste za rok už poskytli vůči zákonnému stropu. Odběratelům na požádání pošlete potvrzení o zápisu. Chyba v evidenci poškodí vás i zákazníka, který se na plnění spoléhá.

Dobrá evidence je i obchodní argument. Odběratelé se k dodavatelům, u kterých vše funguje, rádi vracejí.

Můj tip: Vedla bych si jednoduchou tabulku všech faktur za náhradní plnění s datem úhrady a kontrolou zápisu v evidenci. Při ohlášení v únoru pak máte všechno pohromadě.

Zdroje

• Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti
• Ministerstvo práce a sociálních věcí
• Úřad práce České republiky