Co dělat, když kolega nepředává informace včas?

Asistentka čeká na podklady k objednávce, které měl kolega z obchodu poslat v pondělí. V pátek se ozve zákazník, kde zboží je, a ona nemá co odpovědět. Zdržení informací patří k nejčastějším zdrojům napětí v kancelářích, protože na něm stojí práce dalších lidí. Řešení málokdy začíná stížností. Na následujícím příběhu je vidět, jak zjistit příčinu, domluvit jednoduchá pravidla a kdy je na místě obrátit se na nadřízeného.

Modelová situace: objednávka čeká na podklady

Asistentka Petra připravuje objednávky podle údajů, které jí posílá kolega Martin. Martin je často u klientů a e-maily čte večer. Petra proto dostává podklady často po termínu a musí zákazníky uklidňovat.

Po třetím zpoždění začne Petra psát poznámky: kdy žádala, kdy odpověď přišla a co se zdrželo. Nepoužije je jako důkaz, ale jako podklad k rozhovoru. Fakta se hájí lépe než dojmy.

Než kolegu osloví, zkusí si odpovědět na dvě otázky. Ví Martin, že čekání způsobuje problém? A má jednoduchý způsob, jak podklady poslat?

Nejdřív zjistěte příčinu

Zpoždění nemusí být nedbalost. Kolega může mít přetíženou schránku, nerozumí, co přesně potřebujete, nebo si myslí, že je to nedůležité.

Zeptejte se v klidu a bez obvinění. Věta „potřebuji to do úterý, abych stihla odeslat zboží, jde to tak?“ otevírá dialog víc než „zase jsi to nestihl“.

Pokud kolega odpoví, že mu chybí čas, zeptejte se, co by pomohlo. Někdy stačí šablona nebo sdílená tabulka.

Domluvte jednoduchá pravidla

Definujte, co potřebujete, v jaké formě a do kdy. Napište to na jeden řádek a pošlete e-mailem, aby se nepoškodil ústní slib.

Dohodněte kanál. Kolega, který čte chat, nebude číst e-maily, a naopak. Zvolte ten, který skutečně sleduje.

Zkuste krátké připomenutí den předem. Nejde o poslíčkování, je to mechanismus, který chrání oba.

Co udělat ve vlastní práci

Zabudujte do harmonogramu rezervu. Pokud podklady chodí obvykle o den později, plánujte s tím.

Informujte zákazníka dřív, než se zeptá. Zpráva „čekáme na potvrzení, ozveme se zítra“ působí lépe než ticho.

Zdokumentujte, kde je zdržení. Pokud problém trvá, bude se vám při jednání s vedoucím hodit.

Kdy předat věc nadřízenému

Poté, co jste problém s kolegou probrali a nic se nezměnilo. Nadřízený by neměl být prvním krokem, ale ani posledním, pokud zpoždění ohrožuje zakázky.

Zformulujte to jako problém procesu, ne osoby. Například „zpoždění podkladů nás stojí čas a zákazníky, potřebujeme pravidlo“.

Přineste návrh řešení, třeba sdílenou tabulku nebo pevné termíny. Vedoucí snáze rozhoduje, když dostane variantu.

Časté otázky

Mám kolegu upozornit před ostatními?

Ne, rozhovor veďte mezi čtyřma očima nebo písemně. Veřejné vytýkání vyvolá obranu a věci zhorší. Společné porady jsou vhodné pro obecná pravidla, ne pro konkrétní jména.

Co když se situace opakuje i po domluvě?

Připomeňte domluvu s konkrétním příkladem a zeptejte se, co brání jejímu dodržení. Pokud se nic nezmění, obraťte se na nadřízeného s poznámkami a návrhem změny postupu, ne s požadavkem na potrestání.

Je normální, že mi kolega neodpovídá na e-maily?

Občas ano, zejména při velkém vytížení. Pokud je ticho pravidlem, domluvte jiný kanál nebo krátkou pravidelnou schůzku. Důležité je, aby obě strany znaly svá očekávání.

Můj tip: Doporučila bych na konci každého rozhovoru napsat dvouvětý e-mail se shrnutím, kdo co dodá a do kdy. Kolegové pak nemají o čem polemizovat a vy máte odkaz pro případ nedorozumění.

Zdroje

• Státní úřad inspekce práce
• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR