Jak napsat motivační dopis: struktura, která zaujme

Jak napsat motivační dopis, který personalista nepřeskočí? Začněte důvodem, proč chcete právě tuto pozici, a hned přidejte jeden doložený příklad, co firmě přinesete. Dopis, který opakuje životopis, nikdo nepotřebuje. Dobrý dopis se vejde na jednu stranu a čte se za minutu. Níže najdete, kdy ho psát a kdy stačí krátký e-mail, jak ho postavit odstavec po odstavci a které chyby ho nejčastěji znehodnotí.

Kdy motivační dopis přiložit a kdy ho vynechat

Nejjednodušší pravidlo je číst inzerát. Pokud firma motivační dopis výslovně žádá, pošlete ho. Pokud ho nezmiňuje, ale nic nezakazuje, stačí krátký doprovodný e-mail o třech čtyřech větách.

U některých pozic má dopis větší váhu. Týká se to rolí s psaním, komunikací se zákazníky nebo změnou oboru. Tam dopis vysvětlí, proč jdete jiným směrem, než ukazuje životopis. U manuálních profesí a u pozic s jasnými certifikáty obvykle rozhoduje praxe a doklady.

Vynechat dopis můžete, když přihlášku vyplňujete ve formuláři s jasně vymezenými poli. Nevkládejte ho tam, kde se píše jen „přiložte životopis“, a nepřidávejte desátou stránku. Přehlcený e-mail působí hůř než stručný.

Jak napsat motivační dopis odstavec po odstavci

První odstavec odpovídá na otázku, proč píšete. Uveďte název pozice a jednu větu, co vás na ní zaujalo. Žádné „s radostí reaguji na váš inzerát“. Napište raději, co o firmě nebo o oboru víte a proč vás práce láká.

Druhý odstavec nese důkaz. Vyberte jednu až dvě zkušenosti, které se vztahují k požadavkům v inzerátu, a popište výsledek. Například: převzala jsem agendu fakturace a zkrátila čekání na platby. Konkrétní věta o práci je silnější než pět přídavných jmen.

Poslední odstavec vede k dalšímu kroku. Napište, že rádi přijdete na pohovor, a uveďte kontakt. Neděkujte třikrát a nevysvětlujte, že jste „stoprocentně přesvědčeni“ o své vhodnosti. Zdvořilý, klidný tón stačí.

Co do dopisu patří a co ne

Do dopisu patří to, co životopis neřekne. Jde o motivaci, o souvislosti mezi jednotlivými zkušenostmi a o důvod změny. Také stručná zmínka o tom, jak vám pozice zapadá do dalšího kroku kariéry. Všechno ostatní je v příloze.

• ano: konkrétní přínos z předchozí práce, vztah k oboru, termín nástupu
• ano: oslovení jmenovitě, pokud je v inzerátu uvedena kontaktní osoba
• ne: opakování celého životopisu, stížnosti na bývalého zaměstnavatele
• ne: obecné fráze, které by seděly do jakéhokoli dopisu

Platí jednoduchý test. Pokud lze název firmy v dopise zaměnit za jiný a dopis stále dává smysl, je příliš obecný. Přepište ho tak, aby byl jen pro tuto firmu.

Kdy dopis zkrátit na pár vět

Při reakci na inzerát na brigádu nebo pomocnou práci žádný rozvláčný text nečekejte. Stačí tři věty: kdo jste, o jaké místo se zajímáte a kdy můžete začít. Delší dopis zbytečně zdržuje čtenáře a nic nepřidá.

Také na vybrané pozice, kde rozhoduje rychlost, platí krátká forma. Personalista otevírá desítky e-mailů a na každý má několik vteřin. Hned v předmětu uveďte pozici a jméno. Dobře čitelný předmět je první dojem.

Naopak u vedoucích a odborných rolí dopis rozšiřte na celou stránku, ale rozdělte ho do odstavců. Delší text vyžaduje jasnou strukturu a úvod, který odpovídá hned. Mezery a krátké věty čtení urychlí.

Chyby, které personalisty odradí

Nejčastější chybou je kopírovaný dopis. Šablona se pozná podle nesprávného jména firmy nebo pozice, která tam už nemá být. Před odesláním si vždy přečtěte dopis nahlas. Překlepy a cizí jména chytíte hned.

Druhá chyba je přílišná skromnost nebo naopak chlubení. Věty typu „jsem nejlepší kandidát“ nikoho nepřesvědčí bez dokladu. Stejně špatně působí omlouvání mezer: „sice nemám zkušenost, ale…“. Napište raději, co jste se naučila nebo co umíte přenést z jiné práce.

Třetí je formální stránka. Používejte běžný font, jedno písmo a krátké odstavce. Pošlete dopis jako PDF s rozumným názvem souboru, například příjmení a pozice. Kontrolujte, zda přiložený soubor opravdu obsahuje to, co máte v úmyslu poslat.

Můj tip: Doporučila bych napsat dopis v den, kdy nemusíte odesílat, a znovu ho přečíst druhý den ráno. Zkrátit ho o jednu třetinu a škrtnout každou větu, která nenese fakt. Zbytek obvykle zní přesvědčivěji.

Časté otázky

Musí být motivační dopis vždy vlastnoručně podepsaný?

Ne, u elektronické přihlášky podpis nevyžaduje nikdo. Podpis nebo jen jméno pod textem postačí. Pokud posíláte dopis poštou, připojte vlastnoruční podpis.

Má se v dopise uvést očekávaná mzda?

Jen když to inzerát výslovně žádá. Pokud ano, uveďte rozpětí odpovídající trhu a poctivě ho ověřte u srovnatelných nabídek. Jinak téma nechte na pohovor.

Jak oslovit adresáta, když neznám jméno?

Použijte neutrální oslovení, například Dobrý den. Pokud lze jméno snadno dohledat ve firemní nabídce nebo na veřejném profilu, osobní oslovení působí lépe. Neosobní „Vážení“ je ještě přijatelné.

Mám dopis psát znovu pro každou nabídku?

Ano, alespoň první a druhý odstavec. Zbytek lze ponechat, pokud sedí. Personalista pozná dopis, který je poslán hromadně.

Zdroje

• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR
• Úřad práce České republiky