Jak vystavit fakturu zahraničnímu klientovi bez zbytečných chyb

První zakázka ze zahraničí potěší, jenže fakturu už nelze vystavit stejně jako tu pro českého zákazníka. Rozhoduje, kde klient sídlí, zda je plátcem daně a v jaké měně platí. Chyba ve faktuře znamená zdržení platby nebo problémy při kontrole. Následující otázky procházejí věci, které řeší většina začínajících vývozců služeb. Daňové otázky se mění a závisí na konkrétním případu, proto je vždy ověřte s účetní nebo na finančním úřadě.

V jaké měně a jazyce fakturovat?

Měnu si dohodněte se zákazníkem předem. Fakturace v eurech nebo dolarech zjednoduší klientovi platbu, ale vy nesete kurzové riziko. Pokud máte účet v cizí měně, kurzové ztráty omezíte.

Jazyk faktury bývá česky nebo anglicky. Pro zahraničního klienta je angličtina praktická, protože ji pochopí jeho účetní. Některé státy mohou vyžadovat konkrétní údaje.

V obou případech musí být jasné, co fakturujete, za jaké období a v jaké částce. Popis služby napište srozumitelně. Čím jasnější je, tím méně dotazů.

Jak postupovat s DPH?

U služeb pro podnikatele z jiné země EU se obvykle uplatňuje režim, kdy daň přiznává příjemce služby. Na faktuře se pak DPH neúčtuje a uvádí se odkaz na přenesení daňové povinnosti. Konkrétní podmínky závisí na typu služby a postavení klienta.

Klientovo identifikační číslo k DPH ověřte v systému VIES. Bez platného čísla může být postup jiný. Ověření si uložte jako doklad.

U zákazníků mimo EU platí jiná pravidla a u zboží ještě jiná. Nepředpokládejte, že se vše řídí stejným schématem. Obraťte se na účetní, než fakturu odešlete.

Jaké údaje na faktuře nesmí chybět?

Základ tvoří označení dodavatele a odběratele, adresy, identifikační čísla, datum vystavení, datum splatnosti a číslo faktury. K tomu popis plnění a cena. Pokud jste plátce DPH, přidávají se další náležitosti.

Pro zahraniční platbu uveďte číslo účtu ve formátu IBAN a kód banky BIC. Bez nich může platba bloudit. Uveďte též variabilní symbol nebo číslo faktury jako referenci.

Zkontrolujte, zda faktura obsahuje všechny údaje požadované právními předpisy. Přesný výčet najdete ve svém účetním programu nebo u finanční správy. Jednoduchá šablona ušetří čas.

Jak se zachází s kurzem?

Při účtování se příjem v cizí měně přepočítává na koruny podle pravidel pro kurz. Používá se obvykle kurz vyhlašovaný ČNB nebo jiný způsob, který zvolíte a dodržujete. Zvolený postup zachovávejte.

Rozdíl mezi kurzem v den vystavení a kurzem v den zaplacení vytváří kurzový zisk nebo ztrátu. Účetní s tím umí pracovat. Je dobré mít k tomu pořádné doklady.

Uložte si výpis z účtu a potvrzení o platbě. Pomůžou při kontrole a dohledání případných rozdílů. Archivace dokladů je povinná.

Kdo platí bankovní poplatky?

Mezinárodní platba může být zatížena poplatky banky odesílatele, příjemce i prostředníka. Může se stát, že dorazí o pár eur méně, než jste fakturovali. Dohodněte si, kdo poplatky nese.

Platební pokyn může mít nastavenou variantu sdílených nebo plně hrazených poplatků. U sdílené nese každý své. Chcete-li dostat plnou částku, požádejte klienta o variantu, kdy všechny poplatky hradí plátce.

Alternativou jsou platební služby s nižšími poplatky. Zvažte je, pokud dostáváte zahraniční platby pravidelně. Vždy porovnejte podmínky.

Jaké povinnosti následují po vystavení?

U plátců DPH může vzniknout povinnost podat souhrnné hlášení nebo uvést plnění v přiznání. Podmínky a termíny ověřte u finanční správy. Zmeškání může vést k pokutě.

Fakturu zaevidujte do účetnictví nebo daňové evidence včas. Sledujte její úhradu a v případě prodlení klienta upomínejte. Při přeshraničním vymáhání postupujte opatrně.

Smlouvu se zahraničním klientem sepište písemně, ideálně i s pravidly pro platbu, měnu a řešení sporů. Nepodepisujte nic, čemu nerozumíte.

Časté otázky

Musím mít fakturu v češtině?

Ne vždy, pro zahraničního klienta bývá praktická angličtina. Při kontrole ale můžete být požádáni o překlad. Případné požadavky ověřte u účetní.

Mohu fakturovat v eurech bez účtu v eurech?

Ano, platbu vám banka převede na koruny, ale může použít vlastní kurz a účtovat poplatky. Účet v cizí měně bývá výhodnější při opakovaných platbách.

Co když klient odmítne zaplatit?

Nejdřív upomeňte a pokuste se dohodnout. Pokud to nepomůže, poraďte se s právníkem o možnostech vymáhání v dané zemi. Smlouva usnadní postup.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Ministerstvo financí ČR