6 kroků ke správně vyplněnému cestovnímu příkazu

Cestovní příkaz provází služební cestu od zadání po vyúčtování a chyby se v něm opakují. Nejčastěji chybí časy odjezdu, doklady nebo schválení. Šest kroků níže vás provede celým postupem. Výše náhrad se mění, proto aktuální sazby ověřte v předpisech nebo u účetní.

1. Zadejte cestu předem

Zaměstnanec dostane od nadřízeného jasné zadání: místo, účel a předpokládaný čas. Zadání je podkladem pro náhrady. Pište je písemně.

Určete dopravní prostředek a dohodněte případnou zálohu. Zvolený způsob ovlivní vyúčtování. Při použití vlastního auta se řeší jiné náhrady.

2. Připravte formulář

Vyplňte jméno, datum, místo jednání a účel. Použijte jednotný formulář. Vzor najdete u účetní.

Příkaz podepíše oprávněná osoba. Bez podpisu nelze náhrady uplatnit. Archivujte originál.

3. Sbírejte doklady z cesty

Uschovejte jízdenky, účtenky a doklady o ubytování. Fotografie telefonem pomůže, pokud nic nevytiskli. Zapisujte i parkovné.

Uschovejte i doklady o stravě, pokud se vyúčtovává. Lepší je mít víc než méně. Doklady řaďte chronologicky.

4. Zapište skutečné časy

Po návratu doplňte čas odjezdu, příjezdu a trvání. Od těchto údajů se odvíjí stravné. Chybné časy způsobují přepočítávání.

Uveďte i případné přerušení cesty. Zahraniční cesty mají vlastní pravidla. Pro každou cestu ověřte aktuální předpisy.

5. Vypočítejte náhrady

Do vyúčtování patří jízdné, ubytování, stravné a vedlejší výdaje. Sazby se mění, proto ověřte aktuální. Odečtěte zálohu.

Zkontrolujte součty a doklady. Rozdíl doplaťte nebo vraťte. Dohodněte termín vyplacení.

6. Předejte a archivujte

Odevzdejte vyplněný příkaz s doklady v dohodnuté lhůtě. Lhůta bývá krátká po návratu. Zpoždění komplikuje účetnictví.

Účetní příkaz zaúčtuje a archivuje. Zachovejte kopii pro případ kontroly. Dodržujte archivační lhůty.

Časté otázky

Co když nemám doklad od ubytování?

Náhrada ubytování se bez dokladu obvykle neuznává. Požádejte ubytovatele o duplikát a konzultujte to s účetní.

Platí stejná pravidla pro OSVČ?

Ne. Cestovní náhrady podle zákoníku práce se týkají zaměstnanců. OSVČ řeší výdaje jinak, poraďte se s účetní.

Jak dlouho cestovní příkazy archivovat?

Řídí se zákonnými lhůtami pro účetní doklady. Přesnou dobu si ověřte u účetní nebo v předpisech.

Zdroje

• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR
• Ministerstvo financí ČR