6 kroků, jak připravit první schůzku s klientem

První schůzka rozhoduje o tom, jestli z poptávky vznikne zakázka, nebo jen příjemný rozhovor. Podnikatelé ji často zahajují slovy „tak mi řekněte, co potřebujete“ a pak se diví, že se klient rozpovídá o všem kromě rozpočtu. Šest kroků níže zabere zhruba hodinu před schůzkou a hodinu po ní. Jejich cílem není působit formálně, ale odejít s jasnou odpovědí, co se bude dít dál.

Krok 1: zjistěte o klientovi, co jde

Prohlédněte si web, profily na sítích a veřejné údaje o firmě. Zajímá vás čím se zabývá, komu prodává a jak o sobě mluví.

Poznamenejte si tři věci, které se dají využít v rozhovoru. Může jít o novou službu, nedávné rozšíření nebo zmínku o problému.

Nepřehánějte to. Klient nemá mít pocit, že ho sledujete, jen že jste se připravili.

Krok 2: stanovte cíl schůzky

Napište si jednou větou, co má schůzka přinést. Například zjistit rozsah zakázky a domluvit termín nabídky.

Cíl by měl být dosažitelný za jednu schůzku. Podpis smlouvy na první schůzce je cíl příliš ambiciózní, upřesnění potřeb ne.

Zvažte i minimální výsledek. Pokud se nic jiného nestihne, odejděte alespoň s kontaktem na osobu, která rozhoduje.

Krok 3: připravte otázky

Vypracujte pět až osm otevřených otázek. Dobře fungují dotazy typu „co se stalo, že to řešíte právě teď“ nebo „jak to děláte dnes“.

Řaďte je od situace k rozpočtu. Peníze nechte na konec, ale nevyhýbejte se jim.

• Co chcete změnit a proč právě teď?
• Kdo o výsledku rozhoduje?
• Jaký máte termín a rozpočet?
• Co jste už zkoušeli?

Krok 4: připravte podklady a rozsah

Vezměte s sebou krátké představení a dva nebo tři příklady hotových prací. Ukazujte je až ve chvíli, kdy klient popíše potřebu.

Připravte si i orientační postup spolupráce. Stačí jednoduché schéma, co se děje od nabídky po předání.

Poznámky si pište do předem vytištěného nebo otevřeného dokumentu. Nahrávání zvuku konzultujte s klientem, nikdy ho nepořizujte potají.

Krok 5: domluvte čas, místo a program

Pošlete e-mail s potvrzením termínu, místa a očekávané délky. Přidejte tři body programu, aby klient věděl, na co se připravit.

Odhadněte čas realisticky. Hodina je dost na první seznámení a prostor pro otázky, déle jen pokud je to opodstatněné.

Pokud jednáte online, vyzkoušejte předem spojení a sdílení obrazovky. Technické potíže na začátku ubírají čas důležitým věcem.

Krok 6: zapište a domluvte navazující krok

Do dvou hodin po schůzce sepište zápis v několika bodech. Uveďte, co jste slyšeli, co jste slíbili a do kdy.

Zápis pošlete klientovi s žádostí o opravu, pokud jste něco pochopili špatně. Tím se vyhnete nedorozumění v nabídce.

Na konci schůzky vždy domluvte konkrétní další krok s datem. „Ozvu se“ neznamená nic, „nabídku pošlu v pátek“ ano.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• CzechInvest