Smí se faktura jen přepsat? Chybu opravuje dobropis

Vystavenou fakturu nelze potichu přepsat a poslat znovu. Chyba se opravuje dobropisem, opravným dokladem nebo novým dokladem, podle toho, co se stalo. Přesná pravidla zejména u DPH se mění, proto je ověřte u účetní nebo na stránkách finanční správy. Probereme nejčastější omyly a to, co platí.

Omyl: fakturu stačí přepsat

Mnozí vystavovatelé opraví číslo v programu a pošlou ji znovu. Doklad už ale mohl být zaúčtován a zahrnut do přiznání. Zákazník může mít původní verzi evidovánu.

Správně se vystaví opravný doklad, který odkazuje na původní číslo. Obě strany pak mají jasný záznam. Účetnictví tak zůstane v pořádku.

Omyl: dobropis je jen vrácení peněz

Dobropis snižuje původní fakturovanou částku. Nemusí znamenat, že peníze vracíte, často se použije na započtení při další platbě. Zákazník ale musí vědět, jak s ním naložíte.

Dobropis používáte při reklamaci, slevě, vrácení zboží nebo chybě v ceně. Uveďte důvod a odkaz na původní fakturu. Čistá evidence ušetří dohady.

Omyl: chyba v údajích je jen kosmetická

Špatné IČO, adresa nebo číslo účtu mohou znemožnit uznání dokladu či způsobit platbu na špatný účet. Chyby v podstatných údajích proto opravte. U plátců DPH může jít o náležitosti daňového dokladu.

Zákazník často chyby neodhalí hned. Pokud je zjistíte, informujte jej. Průhledný postup chrání vztah.

Omyl: opravu lze udělat kdykoli

Účetní a daňová období mají své termíny. Oprava po uzávěrce nebo po podání přiznání může vyžadovat zvláštní postup. Proto neotálejte.

Jakmile zjistíte chybu, ihned ji řešte s účetní. Ta ví, jak ji správně promítnout. Doporučení často závisí na typu chyby.

Jak postupovat v praxi

• Zjistěte, zda chyba mění částku, nebo jen údaje.
• Vystavte opravný doklad nebo dobropis s odkazem na původní fakturu.
• Pošlete jej zákazníkovi a požádejte o potvrzení přijetí.
• Předejte doklad účetní včetně vysvětlení.

Každý krok si poznamenejte do evidence. Při kontrole pak prokážete, proč k opravě došlo. Šablony dokladů si nastavte v programu předem.

Zdroje

• Finanční správa ČR
• Komora daňových poradců ČR