Jak připravit podklady pro účetní každý měsíc? Pomůže pevný rytmus

Účetní nepotřebuje dokonalé podklady, ale úplné a včas. Nejvíc potíží vzniká ze zapomenutých účtenek a nepodepsaných smluv. Pevný měsíční rytmus ušetří čas obou stran. Postup níže vás provede od sběru po odeslání. Konkrétní termíny a formát dohodněte se svým účetním.

Sbírejte doklady průběžně

Doklady ukládejte hned, jak vzniknou, do složky nebo aplikace. Fotografie účtenky z telefonu stačí, pokud účetní souhlasí. Rozdělujte přijaté a vydané.

Na konci měsíce už jen kontrolujete. Hromadné ukládání bývá zdrojem chyb. Stanovte odpovědnou osobu.

Připravte bankovní výpisy

Bankovní výpisy za měsíc stahujte ve stejném formátu. Zkontrolujte, zda všechny platby mají doklad. Chybějící položky označte.

Pokud používáte více účtů a hotovost, připravte i pokladní knihu. Vše sjednoťte do jedné složky. Pomůže jednotné pojmenování souborů.

Zkontrolujte vydané faktury

Ověřte, že všechny vydané faktury jsou zapsány a odeslány. Zkontrolujte čísla v řadě. Chybějící číslo musí mít vysvětlení.

Připojte přehled neuhrazených faktur. Účetní tak ví o pohledávkách. Upozorněte na spory.

Doplňte mzdy, smlouvy a výjimky

Pokud máte zaměstnance, předejte podklady k mzdám včas. Oznamte nástupy, výstupy a nemocenské. Změny nahlaste hned.

Přidejte nové smlouvy a neobvyklé operace s krátkým komentářem. Účetní se nemusí ptát. Ušetříte e-maily.

Udělejte rychlou kontrolu

Procházejte kontrolní seznam: výpisy, přijaté doklady, vydané faktury, pokladna, mzdy. Zkontrolujte čitelnost a data. Každý bod odškrtněte.

Seznam můžete mít jako šablonu. Zaberete deset minut. Stojí za to.

Odešlete a potvrďte přijetí

Odešlete podklady dohodnutým způsobem a termínem. Požádejte o potvrzení přijetí. Archivujte kopii.

Odpovídejte rychle na dotazy účetní. Vyřešené otázky si zapište. Příští měsíc půjde snáz.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Komora daňových poradců ČR